Blog december 2013

Succesvol samenwerken

Een pleidooi voor het realiseren van één meetnet binnen Europa voor het beoordelen van de luchtkwaliteit heb ik eerder dit jaar gepubliceerd in het tijdschrift Lucht van SDU Uitgevers. Succesvol samenwerken is daarbij een voorwaarde. Wat betekent het wanneer verschillende organisaties gaan samenwerken en wat is de rol van adviseurs? 

Organisatieverandering gaat gepaard met onzekerheid en emoties. Het veranderen van de structuren is niet genoeg. Belangrijk is verandering en het gezamenlijk ontwikkelen van nieuwe manieren van werken. Adviseurs kunnen helpen de juiste condities te creëren. 

Het eerste is het bijeenbrengen van de relevante partijen en het legitimeren van de aanwezigheid. Ook kleine partijen verdienen gelegitimeerd te worden, ten onrechte kunnen de partijen door de meer machtige partijen worden overschaduwd. De eerste uitnodiging deel te nemen aan oriënterende gesprekken verdient een brede uitnodiging: de idee is dat partijen die hun eigen belangen niet in de koers herkennen, vanzelf zullen afhaken. Het zoveel mogelijk werken met het hele systeem van potentieel belangrijke stakeholders, namelijk allen die het proces en de uitkomst van samenwerking kunnen beïnvloeden dan wel hierdoor beïnvloed kunnen worden. 

Een belangrijke voorwaarde om samen te werken is de wil hiertoe. De motivatie dient aanwezig te zijn. Wanneer dat niet zo is, dient eerst de motivatie ontwikkeld te worden. Mocht er uiteindelijk geen belang bij samenwerking blijken te bestaan, dan heeft verdere voortzetting geen zin. 

De aanwezigheid van vertrouwen is een sleutel tot het succes van de samenwerking. Telkens wanneer een verwachting van de andere partij wordt voldaan, wordt vertrouwen bekrachtigd en verder opgebouwd. Het is een cyclisch en reciproque proces. Verder is het belangrijk te verdragen wanneer het gewenste niveau van vertrouwen (nog) niet is gerealiseerd. De hiermee gepaard gaande gevoelens van onzekerheid, moeten niet direct leiden tot de beëindiging van de samenwerking.   

Het komen tot een gedeeld doel vereist tijd, inzet en geduld. Een belangrijke voorwaarde is het constructief en creatief kunnen omgaan met verschillen. Verschillen mogen bestaan. Het is beter de neiging tot strakke structurering en dominant leiderschap te weerstaan. Het formuleren van grondregels in de beginfase van het samenwerkingsproces geeft houvast en geeft tevens kansen voor vertrouwensontwikkeling. Belangrijk is dat er niet meer gestructureerd wordt dan nodig is en dat de structurering door de deelnemende partijen zelf plaats heeft. Bij het schrijven van de blog is gebruik gemaakt van een studie over samenwerkingsrelaties over organisatiegrenzen van de universiteit van Utrecht door professor Schruijer.